PLAN DE MARKETING Y EVENTOS

Ya hemos dicho que los eventos son una fabulosa herramienta de comunicación, cuyo objetivo es la proyección externa de la imagen corporativa de una entidad. No esta de más recordarlo ya que no debemos olvidar la importancia de mantenernos en la mente de nuestros clientes y de que sobre todo esta imagen sea positiva, por lo que es imprescindible incluir los eventos en el marketing de las empresas u organizaciones.

Todo lo que las empresas y las instituciones realicen, solo adquiere sentido y dimensión cuando lo comunican. Comunicar es una acción tan fuerte y recordada que acaba siendo la acción misma, porque se difunde y se inscribe en la memoria social.

Una vez que tengamos listo nuestro plan de marketing y dentro de ellos nuestros eventos es importante que nos hagamos ciertas preguntas previas antes de realizar cada acto:

1. Porqué se organiza el evento: Cuando una persona decide organizar un evento, ha de tener clara la razón de este, que quiere conseguir, las razones suelen ser muchas pero es importante entender que cada evento ha de tener claros sus objetivos y lo que se quiere alcanzar.

2. Para qué: Cuando nos planteamos la celebración de un evento, sea del tipo que sea, sobre todo nos tenemos que preguntar que objetivos se persiguen y cuál es su naturaleza. Podemos tomar en cuenta las siguientes razones:

• Informar: tanto transmitir y recibir como compartir información sobre el producto o servicio o situaciones del mercado, de la competencia, de los cambios, de la política, etc.
• Formar: en actitud de mejora y motivación en novedades del sector, sobre procesos, etc.
• Captar: nuevos clientes, qué hace la competencia, ideas, etc.

3. Como alcanzaremos el objetivo: Es evidente que una vez delimitado el objetivo hay que tener claro qué se tiene que hacer para alcanzarlos. Una vez delimitado el tipo de información que se quiere transmitir es cuando pasamos a la siguiente fase del desarrollo del programa, donde se indica el orden, los participantes y el ritmo del acto.

4. Quién lo organiza y quién debe asistir: Responde a donde se ubican a los asistentes, tanto ponentes como organizadores o participantes, que necesidades tienen, que han de cubrir y si hay medio o no.

5. Dónde se debería organizar: en la organización de cualquier evento llega el momento de escoger un lugar para desarrollar el evento, es uno de los pilares básicos que se han de tener muy bien trabajados. Debido a ello, el lugar no solo dependerá del coste sino también de las infraestructuras que se puedan llegar a utilizar y de la comodidad a los asistentes.

6. A cuantas personas invitar: el número de invitados afecta a la concepción estratégica de cualquier evento. Se ha de invitar a las personas lo antes posible con un margen entre 30 y 15 días en eventos no multitudinarios.  Además se debe recibir una respuesta como muy tarde de 48 horas antes del evento.  En cambio en los grandes acontecimientos, ha de ser como mínimo con 6 meses de antelación, ya que hay que pensar que los locales y la organización de estos equivale a muchos meses de trabajo y no existen tantos lugares en donde se pueda aglutinar a un numero elevado de personas

7. Con cuanto presupuesto contamos: el presupuesto es la base del plan financiero. La estimación del presupuesto consiste en detallar los ingresos y los gastos previstos para un acto.  Al final el organizador de un acto pretende un retorno de la inversión, de forma que a más inversión económica, más valores positivos se asocian a la marca.

“Hay que recordar que lo que no se define no se puede medir.  Lo que no se mide, no se puede mejorar.  Lo que no se mejora, se degrada siempre.”

William Thompson

Otras preguntas que nos debemos hacer para poder contestar son:

• ¿Están bien definidos los objetivos?
• ¿Se cuenta con un programa para poder alcanzar estos objetivos?
• ¿Existen valoraciones de los eventos producidos anteriormente?

Por todo eso, es imprescindible contar con profesionales de la organización de eventos de empresas, para que el marketing sea acorde al acto.