La elección del lugar donde se ha de realizar un acto ha de quedar perfectamente definida y diseñada en el proyecto. Es un punto decisivo para cumplir con los objetivos de la entidad y por consiguiente del evento.
Para determinar si el emplazamiento es adecuado , es necesario siempre realizar una prospección del espacio , lo que representa coordinar una visita con los responsables del lugar.
Durante la visita se deberá solicitar tomar fotografías de todo los espacios interiores y exteriores, tomando especial atención a las conexiones de luz para posibles instalaciones de equipos técnicos de sonido, iluminación o pantallas de video, si fuese necesario. Siempre con la intención de que la localización responda a nuestras necesidades.
Otro punto importante es la solicitud de un plano a escala del lugar y facilitarlo a nuestros proveedores técnicos, de forma que ellos nos informen de las opciones idóneas para ubicar los equipos o dónde colocar las mesas o fuentes de sonido e iluminación. Es muy importante tener en cuenta en este punto, los días de montaje y desmontaje necesarios.
En lugares de gran tamaño habrá zonas totalmente reservadas para los técnicos y no estarán a disposición de todo el mundo, así como zonas de aparcamientos o de descarga.
Existen tres opciones iniciales a la hora de elegir un lugar:
- Local Propio
- Local ajeno cerrado
- Local ajeno al aire libre
Habitualmente, los actos desarrollados en locales ajenos a la propia entidad suceden cuando estos no reúnen las condiciones adecuadas. En estos casos frecuentemente se utilizan locales dedicados a espectáculos o acontecimientos de diversa naturaleza, por cuya legislación vigente se denomina “establecimiento publico”.
Estos locales se rigen por normas estatales que han sido completadas por disposiciones promulgadas por los gobiernos locales , que son los responsables de otorgar la licencia adecuada.
Los actos dedicados a los espectáculos son las llamadas salas de fiestas y los actos de diversa naturaleza suelen ser los hoteles, restaurantes y cafeterías, donde se celebran actos determinados.
Tanto las cafeterías como los restaurantes son considerados legalmente como lugares de libre acceso, quedando prohibido cualquier discriminación y deben tener a disposición de los clientes hojas de reclamación que expide el órgano competente de cada comunidad autónoma , que también les proporciona un libro de inspección.
En cambio los hoteles , por su capacidad y las confortables instalaciones , son los lugares de mayor variedad de actos sociales. Están obligados a tener en todas sus habitaciones un cartel indicador de la categoría del establecimiento y el precio del a habitación y los servicios del hospedaje.
La clasificación de los hoteles la otorga la administración publica competente , en consonancia con los servicios de que disponen. Existen seis categorías que se exteriorizan mediante la exhibición del mismo numero de estrellas , que son los que vienen a continuación:
- Hoteles de gran lujo
- Hoteles de 5 estrellas
- Hoteles de 4 estrellas
- Hoteles de 3 estrellas
- Hoteles de 2 estrellas
- Hoteles de 1 estrella
Actualmente, cada vez mas, se están imponiendo espacios públicos acondicionados para eventos o espacios privados, cuya naturaleza de gastos de mantenimiento impide la utilización única a temas internos, amortizando a través del alquiler parcial de sus instalaciones.
Habitualmente, las empresas celebran sus eventos en palacios y hoteles dotados de infraestructuras adecuadas a la necesidad básica de un evento. En los últimos años las empresas, en su búsqueda de transmitir la innovación y destacar o impactar a la sociedad , han desarrollado sus actividades o eventos en lugares mas ambientales lejos del bullicio, transformando cualquier lugar , como una bodega o un plató de televisión , en espacios emblemáticos que dejen un gran recuerdo a los asistentes y que indirectamente sean el recuerdo de la marca o de la empresa.
A continuación detallamos los puntos de interés para escoger un local:
- El aforo (capacidad) y la altura , siempre y cuando extraigamos los espacios que necesitan los servicios técnicos y haya espacio suficiente para la previsión de asistentes,
- Tener un espacio para almacenar los materiales y para imprimir o desarrollar gestiones administrativas en el momento del evento.
- Tener los planos del local para distribuir los espacios y poder calcular el tiempo del recorrido de los asistentes y las presidencias.
- El servicio de guardarropía estará siempre en la recepción del recinto, además de las salas vips, en caso de autoridades o personas de alto rango directivo.
- Supervisar los sistemas eléctricos y conexiones a los medios ( si fuese necesario). Siempre con el objetivo de añadir generadores externos si al preguntar por el consumo fuesen necesarios, y su coste.
- No olvidar conocer las condiciones de anulación de la reserva de espacio y su reembolso , además del pago o no del bloqueo de la reserva.
- En el caso de que haya un determinado numero de salas , que no son de interés para el evento que se organiza , conocer que días estarán ocupadas las no necesarias, en que horarios , y quien las ocupa.
- Tener una relación delos posibles desperfectos para evitar que se nos responsabilice de daños no causados por nosotros.
- Mirar la zona de parking, de descarga y de salida de emergencias, su iluminación, señalización o accesos.
- Comprobar el estado de la zona de servicio y almacén.
- Independientemente del ambiente y la infraestructura que tenga el espacio , se ha de tener presente el tipo de asistente. Si son personas importantes, se aprecia mas la originalidad que el que estén bien acondicionadas y que tengan un acceso privado al recinto.
- Climatizar el recinto, señalizarlo, acotarlo y distribuir a los asistentes ( zonas de entrada, acreditación, intermedios y salidas)
- Tener un seguro de responsabilidad civil actualizado y adecuado a las posibles necesidades o contrataciones del recinto.
Son estos los puntos mas importantes a la hora de escoger el lugar en donde organizaremos nuestro evento, se ve extenso, pero es fundamental, ya que la falla de alguno de estos detalles puede desatar un imprevisto que pudiera ser un problema durante el desarrollo del nuestro evento. Recordad que los eventos son en vivo y hay que mantener el control al máximo.
